Порядок обращения с жалобами и апелляциями

Процедура рассмотрения апелляций

Если заявитель желает подать апелляцию на решение ОС ЖТ, он должен направить ее в письменном виде  не позднее, чем через месяц после решения ОС ЖТ, с которым заявитель не согласен.

Информация о сроках подачи апелляции доводится до заявителя (в устной форме) экспертом-исполнителем работ по сертификации или руководителями ОС ЖТ. В апелляции должны быть указаны причины несогласия с решением ОС ЖТ, даны обоснования, указаны документы и т.д.

Председатель управляющего коллегиального органа собирает необходимые для рассмотрения вопроса документы, как со стороны заявителя, так и со стороны ОС ЖТ.

Управляющий коллегиальный орган может затребовать следующие документы:

– переписку по вопросу между заявителем и ОС;

– документы дела по сертификации заявителя и т.д.

При рассмотрении документов и их хранении обеспечивается соблюдение конфиденциальности информации и сохранности всех документов заявителя и ОС ЖТ. По предложению заявителя могут быть рассмотрены дополнительные требования по соблюдению конфиденциальности при рассмотрении апелляции.

Если представленных материалов для принятия окончательного решения недостаточно, по решению председателя управляющего коллегиального органа может быть проведен дополнительный анализ (проверка) вопроса с привлечением, при необходимости, специалистов других организаций и заявителя.

Управляющий коллегиальный орган рассматривает вопросы в течение месяца после подачи апелляции заявителем.

При обсуждении вопросов присутствуют только члены управляющего коллегиального органа.

Если после обсуждения вопроса при принятии решения у членов управляющего коллегиального органа возникли разногласия, они могут дополнительно обсудить вопрос с одной из сторон и экспертами или перенести обсуждение на другое заседание.

Решение о переносе рассмотрения вопроса должно быть отмечено в протоколе. В отдельных случаях обсуждение спорных вопросов по решению председателя управляющего коллегиального органа может проводиться по переписке.

В случае несогласия заявителя с решением управляющего коллегиального органа, он может подготовить апелляцию в вышестоящие инстанции.

Процедура рассмотрения жалоб

При возникновении спорных вопросов в случае несогласия заявителя с результатами подтверждения соответствия, испытаний или инспекционного контроля, заявитель имеет право направить в ОС ЖТ жалобу, которая рассматривается управляющим коллегиальным органом.

Жалоба подается в письменной форме и должна содержать фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица заявителя и его личную подпись. Жалоба может направляться по почте, электронной почте, факсу или вручается лично.

ОС ЖТ регистрирует поступающие жалобы.

После регистрации жалобу направляют на рассмотрение руководителю ОС ЖТ, который инициирует заседание управляющего коллегиального органа (УКО).

УКО письменно уведомляет заявителя о дате рассмотрения жалобы не менее чем за 3 дня до даты рассмотрения жалобы.

Все члены УКО должны быть ознакомлены с требованием о необходимости соблюдения конфиденциальности информации.

Если в ходе рассмотрения жалобы устанавливается необходимость получения дополнительных материалов или проведения дополнительных мероприятий, УКО собирается повторно.

При необходимости проведения дополнительных мероприятий для принятия решения по жалобе, ОС ЖТ официально информирует об этом заявителя.

Срок рассмотрения жалобы не должен превышать одного месяца с момента ее регистрации в ОС ЖТ.

Результаты рассмотрения жалобы, а также предпринятые действия документально оформляются в виде протокола.

Окончательное решение по жалобе принимает руководитель ОС ЖТ с учетом результатов рассмотрения жалобы УКО.

Решение должно содержать:

– при полном или частичном удовлетворении жалобы срок и способ ее удовлетворения;

– при полном или частичном отказе в удовлетворении жалобы – причины отказа со ссылкой на соответствующие законодательные акты и нормативные документы и доказательства, обосновывающие отказ;

– при необходимости перечень документов, подтверждающих обоснованность решения.

Решение по жалобе направляется заявителю в письменном виде с использованием средств связи, обеспечивающих фиксированную отправку или уполномоченному представителю под роспись.

После рассмотрения жалобы ОС ЖТ возвращает заявителю подлинники представленных документов. В ОС ЖТ остаются заверенные копии, а также 2-ой экземпляр решения по жалобе.

В случае неудовлетворенности принятым ОС ЖТ решением заявитель вправе обратиться с жалобой в орган по аккредитации в установленном порядке или в суд в соответствии с действующим законодательством.